Hoe organiseer ik een geslaagd bedrijfsuitje? Hieronder vindt u een overzichtelijk 10-stappenplan met handige tips.
Wat is het doel van uw bedrijfsuitje?
Wie nodig ik uit?
Wanneer gaat het uitje plaatsvinden?
Hoe groot is het budget?
Waar gaan we naartoe?
Wat gaan we doen?
Hoe gaan we er naartoe?
Zelf organiseren of uitbesteden?
Wat doe ik als organisator op de dag zelf?
Een onvergetelijk bedrijfsuitje beleven.
1. Wat is het doel van uw bedrijfsuitje?
De eerste stap voor het organiseren van een bedrijfsuitje is het doel bepalen. Wilt u personeel uitdagen en grenzen opzoeken? De deelnemers motiveren, elkaar beter leren kennen, een leuke dag hebben, werken aan teambuilding, de medewerkers bedanken of viert u een jubileum van een personeelslid of onderneming?
Wanneer u het doel goed voor ogen heeft voor uw bedrijfsuitje dan kunt u de volgende stappen simpel doorlopen!
2. Wie nodig ik uit?
Organiseert u een teambuilding dan is het verstandig om alleen uw personeelsleden uit te nodigen. Bij een gezellige (sport)dag op het strand of jubileum kunnen ook de partners en kinderen komen genieten. Zijn leveranciers ook welkom? Aan de hand van uw doelstelling kunt u makkelijk bepalen wie er op de gastenlijst komen te staan.
3. Wanneer gaat het uitje plaatsvinden?
Organiseert u een bedrijfsuitje voor een kleine afdeling dan kunt u vaak nog wel een locatie regelen. Voor grote groepen is het raadzaam om al vroeg een locatie vast te leggen. U wilt uiteraard ook dat er zoveel mogelijk deelnemers aanwezig zijn. Stuur in de eerste week van het jaar bijvoorbeeld al de data door. U kunt ook meerdere data doorgeven en aan de hand van de meeste inschrijvingen een datum kiezen. Organiseert u het bedrijfsuitje onder werktijd of in de vrijetijd van de deelnemers. Er zijn ook veel bedrijven die jaarlijks in dezelfde week hun event plannen.
4. Hoe groot is het budget?
Wanneer u het doel weet, helder heeft wie er komen en wanneer het uitje gaat plaatsvinden dan is het goed om te weten welk budget er beschikbaar is vanuit het bedrijf.
Vaak is er een vast bedrag beschikbaar dat u kunt verdelen over uw event. Bijvoorbeeld een deel van het bedrag voor eten & drinken en een bedrag voor een leuke activiteit. Om een passend voorstel te ontvangen is het belangrijk dat u inzichtelijk heeft welk bedrag er beschikbaar is. Organiseert u vanuit de personeelsvereniging een event dan is er vaak een bedrag gespaard en wie weet geeft de werkgever daar nog wat bij.
Bespaartips
Organiseer het uitje op uw locatie of op een locatie waar u geen locatiekosten betaalt.
Laat de deelnemers met eigen vervoer komen.
Werk samen met een evenementenbureau. Zij hebben vaak gunstige prijsafspraken.
5. Waar gaan we naar toe?
Blijven jullie dicht bij huis, gaan jullie binnen Nederland naar een stad of gaan jullie zelfs een weekendje naar het buitenland? Bedenk ook goed of het wel nodig is om ver weg te gaan. Hiermee houd je weer meer geld over voor het eten of de activiteit.
6. Wat gaan we doen?
Aan de hand van het doel, locatie, aantal personen en het budget kan je gaan bedenken wat jullie gaan doen en hoe je de dag gaat indelen. Wordt het een dagprogramma of hebben jullie alleen een feest- of quizavond? In de zomermaanden is het heerlijk om naar buiten te gaan en in de wintermaanden en ‘s avonds blijf je wellicht liever binnen.
Heeft u een klein of een groot budget? Er zijn vele leuke activiteiten met verschillende budgetten. Vele low budget uitjes leveren net zoveel plezier op als High end uitjes. Er zijn vele evenementenbureaus die heel veel verschillende uitjes aanbieden. Kies een uitje dat bij de doelgroep past, dan wordt het vanzelf leuk.
Zorg bij een dagvullend programma dat er genoeg budget is voor eten en drinken. Dat vinden de deelnemers belangrijk. Naast het eten en drinken bij het restaurant kunt u ook een tasje met een drankje en wat lekkers uitdelen tijdens de activiteit. Als het uitje fantastisch was maar het eten en drinken viel tegen dan zijn de deelnemers achteraf minder tevreden.
7. Hoe gaan we er naartoe?
Busvervoer:
Als je een bus wilt boeken dan is het aan te raden om meerdere offertes aan te vragen en op tijd te reserveren. Het is belangrijk om een passagierslijst te maken zodat niemand de bus mist. Denk ook na over verschillende opstaplocaties.
Eigen vervoer:
Eigen vervoer is de meest gekozen vorm. Iedereen kan makkelijk op de feestlocatie komen en het is kostenbesparend voor de organisatie. Controleer van tevoren of er voldoende parkeerplaatsen aanwezig zijn en bedenk bij betaald parkeren wie deze kosten betaalt. Zorg ook voor een duidelijke routebeschrijving.
Vliegtuig:
Zorg dat de administratie tip top in orde is. De volledige namen en geboortedata dienen precies overeen te komen met het paspoort van de deelnemer. Vraag ook goed na wat de annuleringsvoorwaarden zijn van de vliegmaatschappij. Zijn de tickets gratis om te zetten naar een andere naam?
8. Zelf organiseren of uitbesteden?
Nadat je alles goed op een rijtje hebt gezet kun je jezelf de vraag stellen of je de kennis en ervaring hebt om dit zelf te organiseren of dat je de organisatie gedeeltelijk of helemaal uitbesteedt.
Je kunt een heel dagprogramma zelf vullen met zelfbedachte activiteiten of kiezen voor bestaande activiteiten. Wanneer je zelf aan de slag gaat, krijg je daar tijd voor van de werkgever of dien je dat in je eigen tijd te doen? Heb je wel tijd naast het gewone werk om het uitje te organiseren?
Uitbesteden:
Je kunt er voor kiezen om een deel zelf te organiseren en een deel uit te besteden. Zoek bijvoorbeeld op internet naar leuke activiteiten en vraag hier offertes voor aan. Kies de leukste eruit en organiseer vervolgens het restaurant en het eten en drinken zelf.
Wil je alles uitbesteden? Verzamel dan alle antwoorden van de bovenstaande vragen en leg deze voor bij een evenementenbureau. Vraag of zij met leuke voorstellen voor activiteiten en/of met een compleet programma kunnen komen.
Schakel Have Fun Events in:
Have Fun Events organiseert activiteiten op verschillende locaties in de Bollenstreek en omstreken. Wij regelen de activiteit en boeken ook een locatie waar we kunnen starten en eindigen. Ons event team organiseert, wanneer u dit wilt, ook vervoer, restaurants, locaties en feestavond. Door onze 20 jaar ervaring weten we welke locaties het meest geschikt zijn voor welk gezelschap en welke activiteiten.
9. Wat doe ik als organisator op de dag zelf?
Op de dag zelf is het belangrijk om op tijd aanwezig te zijn om de laatste puntjes op de i te zetten. Zorg dat je alle papieren bij je hebt zoals de deelnemerslijst, eventuele administratie van wel/geen vervoer, dieetwensen en reserveringsbevestigingen. Daarnaast ben je het aanspreekpunt en gastvrouw/heer voor de deelnemers en ingehuurde partijen. Hoe beter de voorbereiding hoe meer je zelf ook kunt genieten van de gezellige dag!
10. Een onvergetelijk bedrijfsuitje beleven.
Hoe goed je je best ook doet, je kunt het niet altijd iedereen naar de zin maken. Er zullen altijd mensen zijn die wat op of aan te merken hebben. Hoor het aan, maar blijf er niet te lang mee zitten en neem de nuttige tips mee voor je volgende uitje. Geniet van een onvergetelijk bedrijfsuitje, dat jij hebt georganiseerd.